Google Docs มีอุปกรณ์การเก็บข้อมูลแบบออนไลน์และการบันทึกอัตโนมัติในขณะที่มีการพิมพ์ หรือ แก้ไข ช่วยให้ผู้ใช้งานไม่ต้องกังวลเรื่องไฟฟ้าดับหรือฮาร์ดไดร์ฟเสีย การทำงานร่วมกันในแบบเรียลไทม์ ซึ่งเป็นความสามารถพิเศษของการใช้ Google Docs ที่ผู้ใช้งานต้องการให้ผู้อื่น สามารถเข้ามาใช้งานเอกสารในเวลาเดียวกันได้ เพียงแค่ป้อนที่อยู่อีเมล์ของผู้ที่เราต้องการให้ใช้งานเอกสารและส่งคำเชิญไปให้ ซึ่งทุกคนที่ได้รับเชิญ เข้ามาใช้งานเอกสาร สามารถเข้ามาดูงานเอกสาร พร้อมกับดำเนินการ แก้ไขไปพร้อม ๆ กันกับผู้ใช้งาน
 

1. การแก้ไขและการทำงานร่วมกัน (Share) สำหรับใช้ทำงานร่วมกันกับบุคคลอื่นๆ เช่น การจัดส่งงานเอกสาร คลิกปุ่ม “แชร์”(Share)

จะปรากฏหน้าต่าง แชร์กับผู้อื่นขึ้นมา ซึ่งการแชร์งานเพื่อทำงานร่วมกันมี 2 วิธี

วิธีที่ 1 การส่งงานเอกสารเป็นลิงค์ (link) โดยคลิกเลือก Copy link และส่งให้กับผู้อื่นทางอีเมล์ หรือนำลิงค์ไปวางไว้ที่เว็บไซต์ (web site) เฟสบุ๊ค (Face book) Google Plus

วิธีที่ 2 การเชิญผู้อื่นให้ทำงานร่วมกันโดยระบุชื่อ Email Address ของแต่ละคน ลงไปในช่อง บุคคล
 

ทั้งสองวิธีสามารถกำหนดสิทธิในการทำงานได้ว่าให้ผู้ที่รับเชิญสามารถแก้ไขได้ (Can edit) หรือเสนอความคิดเห็นได้ (Can comment) หรือดูได้อย่างเดียว (Can view)

  
 

          การกำหนดการแชร์เอกสารอาจกำหนดให้มีการใช้งานได้ทั่วไป โดยต้องคลิกที่ ขั้นสูง แล้วเปลี่ยนสิทธิ์ที่ตัวเลือก เปลี่ยน ในการตั้งค่าการแชร์ลิงค์ขององค์การทางการศึกษา มี 5 รูปแบบดังนี้
        รูปแบบที่ 1 เปิด-สาธารณะทางเว็บ  เป็นการแชร์แบบสาธารณะทุกคนสามารถเข้าถึงงานได้
        รูปแบบที่ 2 เปิด-ทุกคนที่มีลิงค์ เป็นการแชร์ให้เฉพาะคนทีมีลิงค์ถึงจะสามารถเข้าถึงงานได้
        รูปแบบที่ 3 เปิด-ในโรงเรียนเทศบาล๓ (ยมราชสามัคคี) เป็นการแชร์ให้กับทุกคนในโรงเรียนสามารถเข้าถึงได้
        รูปแบบที่ 4 เปิด-ทุกคนในโรงเรียนเทศบาล ๓ (ยมราชสามัคคี) ที่มีลิงค์ เป็นการแชร์ให้กับคนที่มีลิงค์ในโรงเรียนสามารถเข้าถึงงานได้
        รูปแบบที่ 5 ปิด-ผู้ใช้ที่ระบุเท่านั้น เป็นการแชร์ให้เฉพาะผู้ที่รับเชิญเท่านั้น